PHPカンファレンス福岡2017に運営側として、またスポンサーとして参加してきました。
元々今年のイベントでは弊社のイベント支援システム「イーベ!」を使ってもらいたいなーと思ってたところ
運営の@akase244 がつぶやいてたのに反応したのがきっかけ。
お呼びでしょうか
— ハタジ キョウヘイ (@flag_hataji) 2017年2月17日
そして辛い辛い(?)ミーティングを経て
@flag_hataji さんとのミーティングは美味しかったです。 pic.twitter.com/0CI4RT1dGd
— はい、あのアカセさんです。 (@akase244) 2017年3月8日
イーべ!を使ってみようということになりました。
ここから僕もコア実行委員として参戦。
ミーティングで洗い出されたイベントシステムに対する要望は
・複数のカード会社
・個別のキャンセル返金に対応
・参加者毎に個別にDM連絡ができる
・参加者に一斉連絡
・受付が楽になるシステム
・事前入金100%
・本編、懇親会、前夜祭の3つのイベント
ということでした。
一部はイーベ!に無い機能でカスタムしないといけない状態でしたが、
ITMのRyuji Inamotoがカスタムして作ってくれました。
ほんとに感謝!
イーベ!はLPのようなイベント説明ページが作れる機能がありますが、
今回は素敵は本サイト(http://phpcon.fukuoka.jp/2017/)ができていたので
シンプルな申込みページが出来上がりました
(本編)
https://www.event-form.jp/event/1618/DJApWZ
(懇親会)
https://www.event-form.jp/event/1622/y9Vs3s
決済はPayPalと連動。
入金があった方は自動的にステータスが「入金済」に切り替わります。
今回は当日支払い無しの事前入金100%だったので、
入金が無い方には個別にメールを送ったりして対応しました。
一番心配だったのは当日の受付です。
180人近い参加者が朝からやって来て、
去年はうまくさばききれない事があって大変だったと聞きました。
チケット印刷は確かに便利ですが、うまく伝わらず事前印刷してこなかった方の対応で溢れてしまったようです。
そこで今回は「受付で予約名を言ってもらって手動で消し込む」というアナログな手法に切り替えました。
去年はTwitterIDやFacebookログインで申込が出来たようなのですが、逆に申込者のID等を探すのに苦労したようです。
イーべ!では姓名とカナが必須になっているので、リストをあいうえお順に印刷して、お名前を言ってもらえれば問題なさそうな気がします。
結果的にはこれが大成功で、混乱もなくうまくさばくことが出来ました。
イーベ!では「ドタキャンが減る」を謳ってたりするので、当日の参加率はすごく気になってたのですが・・・・
一般参加者の参加率。90.5%とかマジなの。驚異的な気がする。
— はい、あのアカセさんです。 (@akase244) 2017年6月11日
脅威の90.5%!!
凄いことです!
・事前決済
・事前のリマインダーメール
・本名フルネームで登録
この辺が参加率のアップに貢献出来たのではないかと思ってます。
本番はのセッションやブログは色々な人がアップしているので詳しくは公式サイト
http://phpcon.fukuoka.jp/2017/
のNEWSのところを確認して見てください。
前夜祭、当日と大きなトラブルも無く本番を迎えることができたのは、
運営メンバーのスキルの高さだと思っています。
素晴らしい運営メンバーでした。ありがとう!
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